Outsourcing Sebagai Solusi Untuk Mengembangkan Sistem Informasi

Outsourcing Sebagai Solusi Untuk Mengembangkan

Sistem Informasi

Pendahuluan

Dengan adanya tuntutan persaingan dunia usaha yang ketat saat ini, perusahaan dituntut untuk berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu solusi dapat yang dilakukan adalah dengan menerapkan outsourcing IT. Prosed kegiatan ini adalah mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan berupaya untuk lebih fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain.

Outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak. Outsourcing dalam hukum ketenagakerjaan di Indonesia diartikan sebagai pemborongan pekerjaan dan penyediaan jasa tenaga kerja.

Pengaturan hukum outsourcing di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 tahun 2003 (pasal 64, 65 dan 66) dan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia No.Kep.101/Men/VI/2004 Tahun 2004 tentang Tata Cara Perijinan Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh (Kepmen 101/2004).Pengaturan tentang outsourcing ini sendiri masih dianggap pemerintah kurang lengkap. Dalam Inpres No. 3 Tahun 2006 tentang paket Kebijakan Iklim Investasi disebutkan bahwa outsourcing sebagai salah satu faktor yang harus diperhatikan dengan serius dalam menarik iklim investasi ke Indonesia. Bentuk keseriusan pemerintah tersebut dengan menugaskan menteri tenaga kerja untuk membuat draft revisi terhadap Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. (http://zulfikarmmunri.blogspot.com/2007/06/outsourcing-alih-daya-dan.html)

Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui alasan-alasan mengapa outsourcing merupakan solusi yang paling tepat dalam mengembangkan System Informasi, apa kelebihan dan kekurangan pengembangan outsourcing IT dibandingkan insourcing serta factor  apa saja yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

Definisi Outsourcing

Dalam pengertian umum, istilah outsourcing adalah contract (work) out seperti yang tercantum dalam Concise Oxford Dictionary, sementara mengenai kontrak itu sendiri diartikan sebagai berikut:“ Contract to enter into or make a contract. From the latin contractus, the past participle of contrahere, to draw together, bring about or enter into an agreement.” (Webster’s English Dictionary), Pengertian outsourcing secara khusus didefinisikan oleh Maurice F Greaver II, pada bukunya Strategic Outsourcing, A Structured Approach to Outsourcing: Decisions and Initiatives, dijabarkan sebagai berikut :“Strategic use of outside parties to perform activities, traditionally handled by internal staff and respurces.

Menurut definisi Maurice Greaver, Outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasamaBeberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing).

Outsourcing menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan khususnya bagi tenaga kerja. Oleh sebab itu terdapat pro dan kontra terhadap penggunaan outsourcing, berikut beberapa penjabarannya dalam tabel 1.

Tabel 1. Pro – Kontra Penggunaan Outsourcing

PRO OUTSOURCING KONTRA OUTSOURCING
Business owner bisa fokus pada core business.

Cost reduction.

Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja.

Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja.

Bagian dari modenisasi dunia usaha (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)

Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com)

Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing provider dan mengakibatkan ketidakjelasan status kerja buruh.  (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id

(Informasi dari berbagai sumber hasil browsing di internet)

Jenis-Jenis Outsourcing IT

Berikut adalah beberapa jenis outsourcing (pengalihdayaan) IT yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yakni sebagai berikut:

  1. Contracting, merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  2. Outsourcing, penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  3. In Sourcing, Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  4. Co-Sourcing, Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Mengatur Outsourcing

Untuk mengatur penggunaan outsourcing agar tidak terjadi permasalahan, maka dibuat Undang-undang No.13/2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan Kerja, yang didalamnya terdapat pasal-pasal yang terkait langsung dengan outsourcing. Berikut dijabarkan isi dari undang-undang tersebut.

  • Pasal 50 – 55, Perjanjian Kerja
  • Pasal 56 – 59, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Pasal 59

(1)         Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu :

  1. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya;
  2. Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan paling lama 3 (tiga) tahun;
  3. Pekerjaan yang bersifat musiman;
  4. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan.

Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap.

(2)         Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dapat diperpanjang atau diperbaharui.

(3)         Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangaka waktu tertentu dapat diadakan untuk paling lama 2 (dua) tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 (satu) kali  untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun.

  • Pasal 60 – 63, Perjanjian Kerja Waktu Tidak Terbatas (PKWTT)
  • Pasal 64 – 66, Outsourcing

Pasal 64

Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerja kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.

Pasal 65

(1)   Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis.

(2)   Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lai sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebaga berikut:

  1. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama;
  2. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;
  3. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan
  4. Tidak menghambat proses produksi secara langsung

(3)   Perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus berbentuk badan hukum.

(4)   Perlindungan kerja dan yarat-syarat kerja bagi pekerja/buruh pada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(5)   Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri.

(6)   Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja secara tertulisa antara perusahaan lain dan pekerja/buruh yang dipekerjakan.

(7)   Hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59.

Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan penerima pemborongan beralih menjadi hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan pemberi pekerjaan.

Pasal 66,

Penyediaan jasa pekerja./buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut : Adanya hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerj/buruh;

Pasal 1 ayat 15, “Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah.”

Pekerja dari perusahaan penyedia jasa pekerja tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atas kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi.

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil outsourcing sebagai strategi untuk operasional IT yang efektif. Selain pertimbangan biaya tentunya, adalah pertimbangan lain yang menjadi faktor pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi IT dan strategi bisnis perusahaan. Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara strategi IT dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi IT dan strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan IT dalam banyak kasus menentukan bagaimana strategi bisnis. Adapun ada beberapa alasan sehingga perusahan memiliki untuk melakukan outsourcing, yaitu:

  1. Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain
  2. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya
  3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional
  4. Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya
  5. Mekanisme control menjadi lebih baik.
  6. Meningkatkan focus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain

Menurut The 2001 Outsourcing World Summit, ada 6 alasan utama untuk Outsourcing :

Sedangkan faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing adalah:

  1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik
  6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

Bidang Outsourcing Sistem Informasi

Sebenarnya outsourcing IT dapat meliputi semua layanan IT yang dibutuhkan perusahaan. Price Waterhouse mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan design jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Keuntungan Pengembangan SI melalui Outsourcing

Perusahaan peng-outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan, termasuk aturan ketenaga kerjaan tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting. Dengan penyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Begitu pula, outsourcing TI kini telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan besar, meski tak tertutup kemungkinan dilakukan oleh perusahaan kecil. Karena, secara prinsip, outsourcing merupakan penyerahan suatu pekerjaan kepada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu dan, biasanya, untuk jangka waktu tertentu pula. Tak jarang, outsourcing yang dijalin dengan baik, berubah menjadi suatu bentuk kemitraan strategis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, dalam mengikat bentuk kerjasama outsourcing itu, perusahaan peng-outsource perlu secara sungguh-sungguh memilih pekerjaan apa saja yang layak dan perlu di outsource , berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk itu, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan bagaimana kompetensi pelaksananya. Bagaimana keuntungannya bagi perusahaan, baik dilihat dari segi nilai kompetitif bisnis, pengembangan kompetensi, peningkatan produktivitas SDM dan daya saing perusahaan. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Keuntungan dari praktik outsourcing antara lain adalah sebagai berikut:

  • Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
  • Fleksibiltas untuk meresponse perubahan ITyang cepat, perubahan arsitektur IT berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  • Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  • Akses pada pakar IT yang lebih baik.
  • Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.
  • Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  • Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem IT-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  • Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT.

Kelemahan Pengembangan IT melalui Outsourcing

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:

  • Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.
  • Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.
  • Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  • Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  • Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
  • Perubahan dalam gaya manajemen.
  • Proses seleksi kerja yang berbeda.
  • Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Kesimpulan

Salah satu solusi dapat yang dilakukan adalah dengan menerapkan outsourcing IT. Prosed kegiatan ini adalah mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan berupaya untuk lebih fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Dengan menerapkan outsourcing IT perusahaan dapat melakukan efisiensi waktu, biaya dan tenaga kerja.

Daftar Pustaka

Mcleod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manejemen. PT Prenhallindo. Jakarta.

Rivai, Veithzal. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, dari. Teori ke Praktik, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Modul Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. 2010. Program Studi Manajemen dan Bisnis, Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.

Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi.  Penerbit Andi Offset. Yogyakarta.

Kurniawan, R.G. 2008. The Insourcing or Outsourcing Decision Process.

O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://ferry1002.blog.binusian.org/

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.