Outsourcing Sebagai Solusi Untuk Mengembangkan Sistem Informasi

Outsourcing Sebagai Solusi Untuk Mengembangkan

Sistem Informasi

Pendahuluan

Dengan adanya tuntutan persaingan dunia usaha yang ketat saat ini, perusahaan dituntut untuk berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu solusi dapat yang dilakukan adalah dengan menerapkan outsourcing IT. Prosed kegiatan ini adalah mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan berupaya untuk lebih fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain.

Outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak. Outsourcing dalam hukum ketenagakerjaan di Indonesia diartikan sebagai pemborongan pekerjaan dan penyediaan jasa tenaga kerja.

Pengaturan hukum outsourcing di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 tahun 2003 (pasal 64, 65 dan 66) dan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia No.Kep.101/Men/VI/2004 Tahun 2004 tentang Tata Cara Perijinan Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh (Kepmen 101/2004).Pengaturan tentang outsourcing ini sendiri masih dianggap pemerintah kurang lengkap. Dalam Inpres No. 3 Tahun 2006 tentang paket Kebijakan Iklim Investasi disebutkan bahwa outsourcing sebagai salah satu faktor yang harus diperhatikan dengan serius dalam menarik iklim investasi ke Indonesia. Bentuk keseriusan pemerintah tersebut dengan menugaskan menteri tenaga kerja untuk membuat draft revisi terhadap Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. (http://zulfikarmmunri.blogspot.com/2007/06/outsourcing-alih-daya-dan.html)

Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui alasan-alasan mengapa outsourcing merupakan solusi yang paling tepat dalam mengembangkan System Informasi, apa kelebihan dan kekurangan pengembangan outsourcing IT dibandingkan insourcing serta factor  apa saja yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

Definisi Outsourcing

Dalam pengertian umum, istilah outsourcing adalah contract (work) out seperti yang tercantum dalam Concise Oxford Dictionary, sementara mengenai kontrak itu sendiri diartikan sebagai berikut:“ Contract to enter into or make a contract. From the latin contractus, the past participle of contrahere, to draw together, bring about or enter into an agreement.” (Webster’s English Dictionary), Pengertian outsourcing secara khusus didefinisikan oleh Maurice F Greaver II, pada bukunya Strategic Outsourcing, A Structured Approach to Outsourcing: Decisions and Initiatives, dijabarkan sebagai berikut :“Strategic use of outside parties to perform activities, traditionally handled by internal staff and respurces.

Menurut definisi Maurice Greaver, Outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasamaBeberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing).

Outsourcing menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan khususnya bagi tenaga kerja. Oleh sebab itu terdapat pro dan kontra terhadap penggunaan outsourcing, berikut beberapa penjabarannya dalam tabel 1.

Tabel 1. Pro – Kontra Penggunaan Outsourcing

PRO OUTSOURCING KONTRA OUTSOURCING
Business owner bisa fokus pada core business.

Cost reduction.

Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja.

Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja.

Bagian dari modenisasi dunia usaha (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)

Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com)

Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing provider dan mengakibatkan ketidakjelasan status kerja buruh.  (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id

(Informasi dari berbagai sumber hasil browsing di internet)

Jenis-Jenis Outsourcing IT

Berikut adalah beberapa jenis outsourcing (pengalihdayaan) IT yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yakni sebagai berikut:

  1. Contracting, merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  2. Outsourcing, penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  3. In Sourcing, Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  4. Co-Sourcing, Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Mengatur Outsourcing

Untuk mengatur penggunaan outsourcing agar tidak terjadi permasalahan, maka dibuat Undang-undang No.13/2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan Kerja, yang didalamnya terdapat pasal-pasal yang terkait langsung dengan outsourcing. Berikut dijabarkan isi dari undang-undang tersebut.

  • Pasal 50 – 55, Perjanjian Kerja
  • Pasal 56 – 59, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Pasal 59

(1)         Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu :

  1. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya;
  2. Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan paling lama 3 (tiga) tahun;
  3. Pekerjaan yang bersifat musiman;
  4. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan.

Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap.

(2)         Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dapat diperpanjang atau diperbaharui.

(3)         Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangaka waktu tertentu dapat diadakan untuk paling lama 2 (dua) tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 (satu) kali  untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun.

  • Pasal 60 – 63, Perjanjian Kerja Waktu Tidak Terbatas (PKWTT)
  • Pasal 64 – 66, Outsourcing

Pasal 64

Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerja kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.

Pasal 65

(1)   Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis.

(2)   Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lai sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebaga berikut:

  1. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama;
  2. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;
  3. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan
  4. Tidak menghambat proses produksi secara langsung

(3)   Perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus berbentuk badan hukum.

(4)   Perlindungan kerja dan yarat-syarat kerja bagi pekerja/buruh pada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(5)   Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri.

(6)   Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja secara tertulisa antara perusahaan lain dan pekerja/buruh yang dipekerjakan.

(7)   Hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59.

Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan penerima pemborongan beralih menjadi hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan pemberi pekerjaan.

Pasal 66,

Penyediaan jasa pekerja./buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut : Adanya hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerj/buruh;

Pasal 1 ayat 15, “Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah.”

Pekerja dari perusahaan penyedia jasa pekerja tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atas kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi.

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil outsourcing sebagai strategi untuk operasional IT yang efektif. Selain pertimbangan biaya tentunya, adalah pertimbangan lain yang menjadi faktor pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi IT dan strategi bisnis perusahaan. Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara strategi IT dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi IT dan strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan IT dalam banyak kasus menentukan bagaimana strategi bisnis. Adapun ada beberapa alasan sehingga perusahan memiliki untuk melakukan outsourcing, yaitu:

  1. Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain
  2. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya
  3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional
  4. Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya
  5. Mekanisme control menjadi lebih baik.
  6. Meningkatkan focus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain

Menurut The 2001 Outsourcing World Summit, ada 6 alasan utama untuk Outsourcing :

Sedangkan faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing adalah:

  1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik
  6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

Bidang Outsourcing Sistem Informasi

Sebenarnya outsourcing IT dapat meliputi semua layanan IT yang dibutuhkan perusahaan. Price Waterhouse mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan design jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Keuntungan Pengembangan SI melalui Outsourcing

Perusahaan peng-outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan, termasuk aturan ketenaga kerjaan tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting. Dengan penyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Begitu pula, outsourcing TI kini telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan besar, meski tak tertutup kemungkinan dilakukan oleh perusahaan kecil. Karena, secara prinsip, outsourcing merupakan penyerahan suatu pekerjaan kepada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu dan, biasanya, untuk jangka waktu tertentu pula. Tak jarang, outsourcing yang dijalin dengan baik, berubah menjadi suatu bentuk kemitraan strategis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, dalam mengikat bentuk kerjasama outsourcing itu, perusahaan peng-outsource perlu secara sungguh-sungguh memilih pekerjaan apa saja yang layak dan perlu di outsource , berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk itu, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan bagaimana kompetensi pelaksananya. Bagaimana keuntungannya bagi perusahaan, baik dilihat dari segi nilai kompetitif bisnis, pengembangan kompetensi, peningkatan produktivitas SDM dan daya saing perusahaan. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Keuntungan dari praktik outsourcing antara lain adalah sebagai berikut:

  • Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
  • Fleksibiltas untuk meresponse perubahan ITyang cepat, perubahan arsitektur IT berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  • Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  • Akses pada pakar IT yang lebih baik.
  • Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.
  • Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  • Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem IT-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  • Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT.

Kelemahan Pengembangan IT melalui Outsourcing

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:

  • Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.
  • Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.
  • Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  • Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  • Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
  • Perubahan dalam gaya manajemen.
  • Proses seleksi kerja yang berbeda.
  • Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Kesimpulan

Salah satu solusi dapat yang dilakukan adalah dengan menerapkan outsourcing IT. Prosed kegiatan ini adalah mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan berupaya untuk lebih fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Dengan menerapkan outsourcing IT perusahaan dapat melakukan efisiensi waktu, biaya dan tenaga kerja.

Daftar Pustaka

Mcleod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manejemen. PT Prenhallindo. Jakarta.

Rivai, Veithzal. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, dari. Teori ke Praktik, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Modul Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. 2010. Program Studi Manajemen dan Bisnis, Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.

Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi.  Penerbit Andi Offset. Yogyakarta.

Kurniawan, R.G. 2008. The Insourcing or Outsourcing Decision Process.

O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://ferry1002.blog.binusian.org/

Posted in Uncategorized | Comments Off on Outsourcing Sebagai Solusi Untuk Mengembangkan Sistem Informasi

Jawaban UAT SIM

Pertanyaan No 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Jawab :

Yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi yaitu à Menurut O’ Brien, Sistem informasi adalah kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi didalam suatu organisasi. Software menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers)  dapat didefinisikan sebagai program komputer, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data.

Menurut IEE pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat. Sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Yang perlu di pertimbangkan dalam pengembangan software yaitu :

1.  produk dan software. Produk, terdiri dari program, dokumen, dan data

2. proses pengembangannya. proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal.

Produk dari perangkat lunak melewati beberapa tahap pengembangan yang dikenal juga sebagai system development life cycle (SDLC). Contoh dari SDLC antara lain model waterfall, model V, model spiral, prototyping dan lain-lain. Sedangkan proses manajemen dalam pengembangan software lunak terdiri atas manajemen proyek, configuration management, quality assurance management. Sementara, proses teknikal merupakan metode yang diaplikasikan pada tahap tertentu dalam pengembangan software, yang didalamnya termasuk metode analisis, metode desain, metode pemrograman, dan metode testing.

Proses pengembangan software, memiliki 3 elemen kunci yang terdiri dari:

1. Metode à metode software engineering memberikan teknik-teknik bagaimana membentuk software. Metode ini terdiri dari serangkaian tugas seperti:

  1. a. Perencanaan & estimasi proyek,  software merupakan bagian terbesar dari sistem, sehingga pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database.
  2. Analisis kebutuhan sistem dan software, merupakan suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.
  3. Desain struktur data, Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur.

Proses desain menterjemahkan kebutuhan kedalam representasi software yang dapat diukur kualitasnya sebelum coding dimulai. Hasil dari desain ini didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

  1. Arsitektur program dan prosedur algoritma
  2. e. Coding

Merupakan proses penterjemahan desain ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

  1. Testing dan pemeliharaan à setelah objek program dihasilkan, testing program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan. Sementara proses pemeliharaaan atau maintenance dilakukan karena software mengalami error, atau harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external.
  2. Peralatan atau tools àPeralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:
  1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
  2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
  3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.

3.   Prosedur à Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Dalam model atau paradigma pengembangan software, terdapat 3 metode yang secara luas dipergunakan, yaitu:

1. System Development Life Cycle (SDLC) adalah proses pengembangan dimana keseluruhan proses pengembangan sistem dilakukan melalui proses multi-langkah dari investigasi persyaratan awal melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan (sumber: Russel Kay, Computer World). SDLC terdiri dari beberapa jenis model antara lain model Waterfall, Fountain, dan Spiral. Pada model waterfall output dari langkah yang satu akan menjadi input bagi langkah selanjutnya, seperti gambar dibawah ini:

a.   Spiral Model adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya. Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas, wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

  • Komunikasi Pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.
  • Perencanaan.Tugas–tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber–sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.
  • Analisis Risiko.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.
  • · Perekayasaan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.
  • Konstruksi dan peluncuran.Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, instalasi dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).
  • Evaluasi pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan software.

b.   Waterfall model à Berikut merupakan penjelasan setiap fase :

1) Tahap Investigasi, pada tahap investigasi akan terjadi proses seperti:

a)   Initialisas: terjadi proses seperti perencanaan manajemen, kebutuhan serta potensi dari user.

b)   Definisi formal:  dilakukan definisi tujuan, motivasi, ruang lingkup, batasan, kendala, dan strategi. Selain itu, pada definisi formal juga dilakukan verifikasi permasalahan sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap kebutuhan yang baru.

c)    Uji kelayakan, yang terdiri dari:

  1. Uji kelayakan teknis, merupakan uji terhadap ketersediaan hardware dan software.
  2. Uji kelayakan ekonomis, yaitu menilai apakah manfaat yang didapat dari pengembangan software akan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
  3. Uji kelayakan operasional, uji kelayakan yang berkaitan dengan kemampuan orang yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang telah ditentukan.
  4. Uji kelayakan kelayakan organisasi, menilai kesiapan perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan penjualan pemasaran dan sistem keuangan berbasis Web (e-commerce system).

2) Tahap Analisa, dalam tahapan ini sistem yang akan dibangun diselaraskan dengan kebutuhan user atau pengguna. Pada tahap ini terjadi proses seperti:

a)      Determine requirements atau penentuan kebutuhan, hal ini dilakukan dengan cara mempelajari sistem yang telah ada, serta menentukan kebutuhan struktur dan menghilangkan redundansi.

b)      Requirement analysis atau analisa kebutuhan, terdiri dari analisa kebutuhan fungsional dan performa (kinerja).

c)      Menghasilkan desain sistem alternatif

d)      Membandingkan alternatif desain sistem yang dihasilkan dan

e)      Merekomendasikan alternatif terbaik kepada klien.

3) Tahap Desain à Tahap menentukan bagaimana sistem mencapai tujuan yang telah didefinisikan sebelumnya. Tahap ini terdiri dari:

a) User interface design, meliputi tampilan, form, report dan dialog design.

b)      Data design, merupakan proses desain elemen struktur data.

c)      Process design, merupakan desain program prosedur sistem

4) Tahap Implementasi à Pada tahap ini terjadi beberapa hal seperti:

a)      Evaluasi hardware, software dan jasa

b) Modifikasi dan pengembangan software

c)      Dokumentasi, yang merupakan mekanisme komunikasi utama selama proses pengembangan.

d)      Konversi data, pada proses ini terjadi perbaikan dan penyaringan data yang tidak diinginkan dan konsolidasi data.

e)      Testing atau uji coba, pada proses ini dilakukan uji coba dan debugging software.

f)        Training atau pelatihan sistem/software yang telah terbentuk.

g)      Konversi, yakni proses pergantian dari sistem lama ke sistem baru. Proses konversi dapat dilakukan melalui 4 macam cara antara lain: Parallel strategy, Pilot strategy, Phased strategy dan Plunge strategy

5) Tahap Pemeliharaan (maintenance) à pada proses ini terjadi modifikasi software, perbaikan error atau umpan balik dari user terhadap software yang telah mereka gunakan.

1. Keunggulan dan Kelemahan pada metode SDLC antara lain:

a.   Keunggulan:

1).    Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik

2).    Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat dikurangi.

3).    Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi manajemen.

b. Kelemahan:

1).    Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama proses pengembangan (kaku atau rigid).

2).    Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang lama dan biaya yang tinggi

3).    Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model ini.

4).    Seringkali pada awalnya customer sulit menentukan semua kebutuhan secara explisit.

5).    Klien harus sabar karena versi program yang sedang jalan tidak akan tersedia sampai proyek pengembangan selesai.

2. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD meliputi fase – fase seperti gambar dibawah ini:

Berikut merupakan penjelasan setiap fase yang dilalui metode Rapid Aplication Development (RAD):

a.  Bussiness modeling à Aliran informasi di antara fungsi – fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan seperti:

1).    Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis?

2).    Informasi apa yang di munculkan?

3).    Siapa yang memunculkanya?

4).    Ke mana informasi itu pergi?

5).    Siapa yang memprosesnya?

b. Data modeling à Aliran informasi yang didefinisikan sebagai bagian dari fase bussiness modelling disaring ke dalam serangkaian objek data yang dibutuhkan untuk menopang bisnis tersebut. Karakteristik (disebut atribut) masing masing objek diidentifikasi dan hubungan antara objek – objek tersebut didefinisikan.

c. Prosess modeling à Aliran informasi yang didefinisikan di dalam fase data modeling ditransformasikan untuk mencapai aliran informasi yang perlu bagi implementasi sebuah fungsi bisnis. Gambaran pemrosesan diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atau mendapatkan kembali sebuah objek data.

d. Aplication generation à RAD mengasumsikan pemakaian teknik generasi ke empat. Selain menciptakan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga yang konvensional, RAD lebih banyak memproses kerja untuk memkai lagi komponen program yang ada (pada saat memungkinkan) atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi (bila perlu). Pada semua kasus, alat – alat bantu otomatis dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.

e. Testing and turnover à Karena proses RAD menekankan pada pemakaian kembali, banyak komponen program telah diuji. Hal ini mengurangi keseluruhan waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus di uji dan semua interface harus dilatih secara penuh.

Keunggulan dan kelemahan model RAD adalah :

Keunggulan:

  1. Waktu pengembangan yang lebih singkat dan
  2. Biaya yang relatif lebih murah

Kelemahan:

  1. Tidak cocok untuk proyek skala besar
  2. Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi
  3. Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model
  4. Resiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini

Prototyping, tahapan pada prototyping yaitu :

  1. User Requirements à Pada tahap ini developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan pada tahap ini,
  2. b. Develop Prototype à Pada tahap ini dilakukan perancangan prototype sistem oleh developer, perancangan sistem dilakukan secara cepat dan rancangan diusahakan mewakili semua aspek software yang telah diketahui.
  3. Revise Prototype à Pada tahap ini dilakukan evaluasi prototype sistem oleh klien. Apabila klien merasa prototype sistem yang telah dikembangkan sesuai dengan keinginannya maka prototype tersebut dapat digunakan, akan tetapi jika  prototype tersebut tidak sesuai, maka prototype tersebut akan dilakukan revisi dan digunakan sebagai acuan dalam memperjelas kebutuhan software dan kemudian dikembangkan prototype selanjutnya. Siklus ini (develop-revise prototype) akan terus berlangsung hingga didapatkan prototype sistem yang sesuai dengan kebutuhan klien atau user.

Berikut merupakan keunggulan dan kelemahan pada pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Keunggulan:

  1. Meningkatnya komunikasi antara user dan developer
  2. Peningkatan peran aktif user didalam proses pengembangan
  3. Peningkatan efisiensi waktu
  4. Implementasi sistem menjadi lebih mudah karena user turut berperan aktif didalam proses pengembangan

Kelemahan:

  1. Kurangnya fitur keamanan dan kontrol pada prototype akhir sistem
  2. Sistem akan sulit terbentuk jika proses evaluasi pada siklus prototype tidak mendapatkan titik temu.
  3. Dapat menyebabkan dokumentasi akhir yang tidak lengkap
  4. Developer lebih sulit mengendalikan ekspektasi user

Seperti yang telah dijelaskan, setiap metode pengembangan software memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing, sehingga tidak ada metode pengembangan terbaik yang absolut, akan tetapi gambar berikut dapat dijadikan acuan bagi klien atau user untuk memilih metode pengembangan yang sesuai:Seperti yang terlihat pada gambar diatas, metode pengembangan prototyping cocok digunakan jika klien atau user lebih mementingkan kecepatan proses pengembangan dibandingkan dengan stabilitas sistem yang terbentuk, sementara jika klien menginginkan stabilitas sistem yang lebih baik maka metode SDLC lebih sesuai untuk digunakan.

Kesimpulan :

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terduri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi.

Pertanyaan No. 2

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Jawab :

Konversi sistem merupakan tahap pergantian atau peralihan yang digunakan developer sistem dalam rangka menggantikan sistem lama ke sistem baru disuatu organisasi. Pada tahap ini terkadang pergantian sistem berjalan tidak sesuai dengan ekspektasi pihak-pihak terkait (user dan vendor), sehingga dapat menyebabkan terjadinya kegagalan dalam konversi sistem dan dapat berakibat fatal bagi organisasi.Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.

1. Manajemen (end-user) à Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

  1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan sehingga, menyebabkan pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang kabur, akibatnya ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas dan pada akhirnya meningkatkan resiko kegagalan dalam proses konversi.
  2. Hal yang sama juga dapat disebabkan karena pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah, sehingga mempersulit pihak developer didalam menangkap keinginan konsumen.
  3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sehingga, sebagian besar jajaran direksi perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan sistem informasi baru di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal, implementasi sistem informasi di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan, akibatnya sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.
  4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.
  5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja, sehingga  timbulnya kecenderungan untuk mempertahankan status quo atau comfort zone mereka, akibatnya berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai.
  6. Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga timbulnya ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif.
  7. Kurangnya sosialisasi terhadap konversi ke sistem baru kepada segenap karyawan perusahaan, sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung terjadinya perubahan sistem.
  8. 1. Users
  1. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.
  2. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
  3. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.
  4. Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.
  5. Perusahaan memiliki SDM dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang berbeda-beda dan sebagian besar kemampuannya berasal dari manajemen fungsional perusahaan.

2. Vendors

  1. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
  2. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.
  3. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
  4. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
  5. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Selain faktor diatas, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses pengalihan sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru juga dipengaruhi oleh beberapa aspek lain seperti:

1. Aspek Manusia, semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

2.   Aspek Kebijakan, semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

3.   Aspek Data, semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

4.   Aspek Aplikasi, semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

5.   Aspek Teknologi, semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi.

Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy) à Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan : Relatif tidak mahal.

Kelemahan : Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

  1. 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion) à Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan : Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan : Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3.   Konversi Bertahap (Phased Conversion) à Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan : Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan : Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4.   Pilot conversion à Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Perlunya segmentasi organisasi.

  • Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
  • Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
  • Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  1. Format file tersebut
  2. Isi file tersebut
  3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

1.   Konversi File Gradual à Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung. Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

2.   Konversi File Total à Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi

Mengkonversi File Data, Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

  1. File Tabel à File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
  2. File Backup à Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
  3. File Master à Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
  4. File Transaksi à File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
  5. File Indeks à File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi. Tahap akhir dalam siklus pengembangan system yaitu melibatkan pengintegrasian semua komponen rancangan sistem => termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi.

Rencana Implementasi adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek). Team Implementasi, terdiri dari:

  1. Profesional sistem yang merancang sistem
  2. Para manajer dan beberapa staff
  3. Perwakilan Vendor
  4. Pemakai Primer
  5. Pengcode
  6. Teknisi

Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :

  1. Persiapan tempat
  2. Pelatihan personil
  3. Persiapan/pembuatan dokumentasi
  4. Konversi file dan sistem
  5. Peninjauan Pasca Implementasi

Persiapan tempat Yang perlu dipersiapkan :

  1. Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau mainframe)
  2. Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
  3. Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor)

Pelatihan Personil

  1. Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar.
  2. Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru

Yang perlu diberi pelatihan :

  1. Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tersebut.
  2. Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
  3. Manajer Umum
  4. Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem

Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :

Cakupan pelatihan : Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.

Program Pelatihan :

  1. Pelatihan In house
  2. Pelatihan yang disediakan oleh vendor
  3. Jasa pelatihan luar

Teknik dan Alat bantu pelatihan :

  1. Teleconferencing
  2. Perangkat lunak pelatihan interaktif
  3. Pelatihan dengan instruktur
  4. Pelatihan magang
  5. Manual prosedur
  6. Buku teks

Perangkat lunak pelatihan interaktif :

  1. CBT (Computer-Based Training)
  2. ABT (Audio-Based Training)
  3. VBT (Video-Based Training)
  4. VOD (Video-Optical Disk)

Menyiapkan Dokumen

Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)

Tujuan Dokumentasi :

  1. Pelatihan
  2. Penginstruksian
  3. Pengkomunikasian
  4. Penetapan standart kinerja
  5. Pemeliharaan sistem
  6. Referensi historis

Menyiapkan Dokumen

Empat Area Utama Dokumentasi :

  1. Dokumentasi Pemakai
  2. Dokumentasi Sistem
  3. Dokumentasi Perangkat Lunak
  4. Dokumentasi Operasi

Mengkonversi Sistem Baru à Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengkonversian tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :

  1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
  2. System baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
  3. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
  4. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  5. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
  6. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.

Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

  1. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  2. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Pertanyaan No. 3

Apa urgensi maintainaibility dari suatu software? Jelaskan!

Jawaban:

Software quality adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun secara profesional (Dunn, 1990). Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

  1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations)
  2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)
  3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan performa yang dikehendaki.Menurut ISO (international organization for standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel berikut:

Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126

Karakteristik Sub karakteristik
Functionality : Software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya. Suitability, accuracy, interoperability, security
Reliability : Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan. Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability : Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya. Understanbility, Learnability, Operability, Attractiveness
Efficiency : Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya. Time behaviour, Resource Utilization
Maintainability : Kemampuan software untuk dimodifikasi (korreksi, adaptasi, perbaikan) Analyzability, Changeability, Stability, Testability
Portability : Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain. Adaptability, Installability

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti:

  • Analyzability, merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan.
  • Changeability, merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software
  • Stability dan Testability, tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance:

  1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors) à Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.
  2. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)à Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.
  3. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update) à Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.

Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.

Pertanyaan No. 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Jawab :

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Berikut merupakan ilustrasi konsep dan sistem ERP.

Gambar. Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan. Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. Best Practice dan Business Process Reengineering à Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

2.   Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

a.   Financial

1)   FI – Financial Accounting à Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2)   CO-Controlling à Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b)      Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c)      Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d)      Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3)   IM – Investment Management à Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4)   ECEnterprise Controlling à Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut:

a)      Kondisi keuangan perusahaan

b)      Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c)      Investasi

d)      Maintenance dari aset perusahaan

e)      Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f) Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

g)      Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5)   TR – Treasury à Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b.   Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution à Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2)   SD – Sales Distribution à Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3)   MM – Materials Management à Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning à Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5)   PM – Plant Maintenance à Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6)   QM – Quality Management à Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7)   PS – Project System à Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a)      Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b)      Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c)      Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

d)      Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e)      Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c.   Human Resources Berfungsi untuk:

1).    Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2).    Melindungi data personalia dari pihak luar

3). Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

  1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
  2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
  3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta

Kegagalan Implementasi ERP

Kegagalan penerapan ERP dapat disebabkan karena:

  1. Terlalu meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan dan pelatihan sistem ERP.
  2. Kegagalan untuk melibatkan sumber daya manusia terkait didalam perencanaan dan pengembangan.
  3. Terlalu tergesa-gesa menerapkan ERP
  4. Kurangnya pelatihan
  5. Kegagalan melakukan konversi dan pengujian data
  6. Terlalu mengandalkan vender ERP atau perusahaan konsultan

Daftar Pustaka

O’brien, J.A. 2004. Management Information System:Managing Information Technology in the Business Enterprise. 6th ed. McGraw Hill. New York. Amerika.

McLeod, Raymond, Management Information System, 7­th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

Modul Enterprise Resource Planning (ERP),

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=27

Enterprise Resource Planning, http://poetramaloe.web.id/2009/03/enterprise-resource-planning-erp-bag-1-definisi/

www.computerworld.com

Review  Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak, www. asephs. web. ugm. ac. id/ Artikel/RPL/RPL.pd

Posted in Uncategorized | Comments Off on Jawaban UAT SIM

Hello world!

Welcome to Blog Mahasiswa MB IPB. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Blog Mahasiswa MB IPB

Posted in Uncategorized | 1 Comment